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Arbitration is the most appropriate fastest process, as an adopted alternative dispute resolution (ADRs). The UNICITRAL arbitration model rules, are followed almost worldwide to lay down the foundation for such process if and as chosen by the concerned parties.However, the parties shall be very careful and shall abide by the UNICITRAL arbitration rules very carefully. The procedures shall be followed, taking in consideration that procedural matters can destroy your case for good. As a fact, this is the rule in all legal proceedings, even in arbitration instances which take place away from judicial courts. In any arbitration dispute, there are normally two opposing parties. One claims a right and the other party objects and shall fully defend himself. As we say, the arbitration is the will or intention of the two conflicting parties wherein they opt for arbitration.As per the arbitral proceedings in the UNICITRAL arbitration rules, the “Statement of claim” is provided for in Article 20 1. To begin with, the claimant shall communicate it’s “statement of claim” which shall be submitted in writing to the respondent and to each of the arbitrators. This shall take place within a period of time to be determined by the arbitral tribunal. The claimant may elect to treat its notice of arbitration referred to in article 3 as a “statement of claim”, provided that the notice of arbitration also complies with the requirements of paragraphs 2 to 4 of article. 2.The “statement of claim” shall always include the following particulars, as the names and contact details of the parties, full statement of the facts supporting the claim, points at issue, the relief or remedy sought and the legal grounds or arguments supporting the claim. The statement of claim shall be very precise, but shall include all above ingredients.Any fact(s) not mentioned could be taken as relinquishment of such fact or right. Moreover, a copy of any contract or other legal instrument in relation to which the dispute arises and of the arbitration agreement shall be annexed to the statement of claim. In other words, the statement of claim should be accompanied by all documents and other evidence relied upon by the claimant, or contain references to them.On the other hand, the “Statement of defence” shall be submitted by the respondent, who shall communicate its statement of defense in writing to the claimant and to each of the arbitrators within a period of time to be determined by the arbitral tribunal. The respondent may elect to treat its response to the notice of arbitration referred to as a statement of defense, provided that the response to the notice of arbitration also complies with the requirements as mentioned in the rules.The statement of defense shall reply to the particulars mentioned in the statement of claim. Also, the statement of defense should as far as possible be accompanied by all docs and other evidence relied upon by the respondent or contain references to them. In its statement of defense, or at a later stage in the arbitral proceedings if the arbitral tribunal decides that the delay was justified under the circumstances, the respondent may make a counterclaim or rely on a claim for the purpose of a set-off provided that the arbitral tribunal has jurisdiction over it.Amendments to the claim or defence, is possible according to the rules. During the course of the arbitral proceedings, a party may amend or supplement its claim or defense, including a counterclaim or a claim for the purpose of a set-off, unless the arbitral tribunal considers it inappropriate to allow such amendment or supplement having regard to the delay in making it or prejudice to other parties or any other circumstances.However, a claim or defence, including a counterclaim or a claim for the purpose of a set-off, may not be amended or supplemented in such a manner that the amended or supplemented claim or defence falls outside the jurisdiction of the arbitral tribunal.To conclude, both disputing parties shall understand that the statement of claim and the statement of defence, is the opportunity for each party to explain the claim and likewise to give the defence. Take the opportunity to your advantage, give clear complete claim in clear and precise wordings.On the hand, in the defence side, you need to present your defence in clear acceptable way by pin-pointing your clear views against/versus the claimant. It is your opportunity to defend yourself and also to submit, if needed/acceptable, a counter-claim. Both parties are eligible to present what they have regarding the claims or defences. After doing this, justice will take its place through the arbitration final award and justice will prevail.Dr AbdelGadir Warsama Ghalib is a legal counsel. Email: [email protected] 

The UNICITRAL (The United Nations Commission on International Trade Law) rules, contain necessary provisions regarding the final award to be issued by the arbitral tribunal. The Arbitratorsarbitration tribunals, shall be very careful in applying such provisions. For instance, with particular reference to the award decisions (if there is more than one arbitrator) any award or other decision of the arbitral tribunal shall be made by a majority of the arbitrators. Herein, in case, there is no majority or when the arbitral tribunal so authorises, the presiding arbitrator may decide alone but subject to revision, if any, by the arbitral tribunal.In all cases, all award(s) shall be made in writing; this is, in case of the need for any action in the future. Also, awards shall be final and binding on the parties. The law provides that, the parties shall carry out all awards without delay.When writing the award, the arbitral tribunal shall state the reasons upon which the award is based, unless the parties have agreed that no reasons are to be given (which is very rare to happen). Moreover, regarding the form, the award shall be signed by the arbitrators and it shall contain the date on which the award was made and the place of arbitration. Where there is more than one arbitrator and any of them fails to sign, the award shall state the reason for the absence of the signature and copies of the award signed by the arbitrators shall be communicated to the parties by the arbitral tribunal. (In some cases, by the Arbitration Center).As per the law, the arbitral tribunal shall decide as amiable “compositeur” or “ex aequo et bono” only if the parties have expressly authorised the arbitral tribunal to do so. However, in all cases, the arbitral tribunal shall decide in accordance with the terms of the contract, if any, and shall take into account any usage of trade applicable to the transaction.In all cases, copy of the order for termination of the arbitral proceedings or of the arbitral award on agreed terms, signed by the arbitrators, shall be communicated to the parties.After issuing the award, certain issues could emerge such as the need for interpretation of the award. Herein, within 30 days after the receipt of the award, a party, with notice to the other parties, may request that the arbitral tribunal give an interpretation. Due to its importance, such interpretation shall be given within 45 days after the receipt of the request. The interpretation shall form part of the award.In some instances, correction of the award may be requested. The law provides that, within 30 days after the receipt, a party, with notice to others, may request the arbitral tribunal to correct any error in computation, clerical or typographical error, or error or omission of a similar nature. If the arbitral tribunal considers that the request is justified, it shall make the correction within 45 days of the request.In some instances, an additional award may be required within 30 days after the receipt of the termination order or the award, a party with notice to others, may request the arbitral tribunal to make an award or an additional award as to claims presented in the arbitral proceedings but not decided by the arbitral tribunal.Above points shall be followed very strictly regarding the award.Dr AbdelGadir Warsama Ghalib is a corporate legal counsel.